ちゃんと説明すると長くなるのですが、とりあえず次の2点を強調しておきたいと思います。
「パソコンを買ったままの状態」のOutlook Expressでメールを送ると、相手がそのメールを読めないことがあります。
世の中には、Outlook Expressの弱点を狙ったコンピュータウィルスがたくさんあります。
これらの問題点を回避するための設定方法を示します。参考にしていただければ幸いです。
Outlook Expressを起動して、メニューから[ツール(T)]-[オプション(O)]を選択します。
[送信]タブをクリックして、[受信したメッセージと同じ形式で返信する(R)]のチェックをはずし、[メール送信の形式]を[テキスト形式(P)]に変更します。
このようにすることにより、送ったメールはどのようなソフトでも確実に読めるようになります。「HTML形式」のメールは、読めない(または内容と関係のないデータが混じって表示される)メールソフトがたくさんあります。また、多くのウィルスがこのHTMLメールの機能を使って作られています。
同じ画面で、[メール送信の形式]にある、[テキスト形式の設定(E)]ボタンをクリックします。
[テキスト形式の設定]画面で、[メッセージ形式]にて[MIME(M)]、[エンコード方法(E)]にて[なし]が選択されていること、[8ビットの文字をヘッダーに使用する(W)]のチェックがはずれていることを確認します。
この箇所については、最初からこのように設定されているはずですが、他の設定になっていると、やはり他のメールソフトでは全く読めなくなることがあります。
[OK]ボタンをクリックして、[テキスト形式の設定]画面を閉じます。
[セキュリティ]タブをクリックして、[ほかのアプリケーションが私の名前でメールを送信しようとしたら警告する(W)]、[ウィルスの可能性がある添付ファイルを保存したり開いたりしない(N)]のチェックをつけます。(またはチェックされていることを確認します。)
ウィルスにはさまざまな形態があります。勝手に自分の名前で他人に自分自身をメールを送付するウィルス、メールに添付されてくるウィルスへの対策をここでは行っています。
[HTML電子メールにある画像及び外部コンテンツをブロックする(B)]のチェックをつけます。(またはチェックされていることを確認します。)
外部との無意味なデータのやり取りを行わないようにしています。メールの内容をを見た上で、必要ならば受信することも出来ます。
[読み取り]タブをクリックして、[メッセージはすべてテキスト形式で読み取る(R)]のチェックをつけます。(この機能は、Outlook Express 6 Service Pack 1以降のみの使用できます。)
メールを見るだけで感染するタイプのウィルスが動作しないようにするための設定です。
[OK]ボタンをクリックして、[オプション]画面を閉じます。
項番8が可能な場合は、項番10〜12は必要ありません。項番8が不可能な場合は、項番10〜12は必須です。
メニューから[表示(V)]-[レイアウト(L)]を選択します。
[ウィンドウのレイアウトのプロパティ]画面にて、[プレビュー ウィンドウを表示する(P)]のチェックをはずします。
プレビューウィンドウが表示されていると、メールを見るだけで感染するタイプのウィルスが送られて来たときに無条件に表示して感染してしまいます。(項番8の設定を行った場合を除く。)プレビューウィンドウを表示しない場合は、若干操作が面倒になりますが、メールのリストから見たいメールだけを選んでダブルクリックして開くことになります。
[OK]ボタンをクリックして、[ウィンドウのレイアウトのプロパティ]画面を閉じます。
以上で設定は一通り終わりました。以下は、必要があってHTML形式のメールを読む、または送る必要がある場合の操作です。
送信元が信頼できる場合(企業からのメールマガジンなど)でHTML形式の表示を見たい場合は、[表示(V)]-[HTML形式のメッセージ(H)]を選択するか、[Alt]+[Shift]+[H]のキーを同時に押します。
どこから送られてきたメールか分からない場合は絶対にこの操作は行わないでください。
相手もOutlook Express(等、HTML形式のメールを見ることが出来るソフト)を使っていると分かっている場合で、どうしても装飾つきのメールを送りたい場合は[メッセージの作成]画面で、[書式(O)]-[リッチテキスト (HTML)(R)]を選択します。
相手のインターネット環境がブロードバンド対応でない場合、内容によっては受信に時間がかかることがあります。相手の了解を得てから使うようにしましょう。メーリングリストなど、多くの人があなたのメールを受け取るような場合は使ってはいけません。
以上です。お付き合いいただき、ありがとうございました。でも、私が一番大きく主張したいことはこれです。
メールを送受信できるソフトはOutlook Expressだけではありません。他に良いソフトがたくさんあります。
EdMax(フリー版あり)、AL-Mail(2100円、学生・教育機関無料)、電信八号(無料)、Becky!(4000円)など。これらのソフトならば、上記のような面倒な設定変更をしなくても、皆が快適に読めるメールを送ることができ、かつ、ウィルス感染の恐れも格段に低くなります。他にも、雑誌付録のCD-ROMにも収録されているものがあります。
会社で指定されている、など、どうしてもOutlook Expressを使わなければならない状況は多々あると思います。そうでなければ、使わないに越したことはありません。快適な環境は自らの努力、工夫で作っていくようにしましょう。
また、Windows標準のソフトウェアを「買ったまま」の設定で使うのがなぜ良くないのか、納得されない方も多数いらっしゃるかと思います。ここでは、そのような説明はほとんどしていません。他の方が書かれた説明がたくさんあります。Googleで「Outlook Express」「設定」「HTMLメール」などのキーワードで検索してみてください。あるいは、2004年10月20日のBlog記事で紹介した書籍、「eメールストレス処方箋 - これでスッキリ!!メールを使おう」(鐸木能光著、SCC発行)にも書かれています。
以上、よろしくお願いいたします。
電車は、地球にやさしい乗り物です。